Yêu cầu không lưu tài liệu bí mật nhà nước trên thiết bị kết nối mạng Internet

Thông tư 01 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và Thông tư 02 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử của Bộ Nội vụ cùng có hiệu lực thi hành từ ngày 10/3/2019 (Ảnh minh họa: Internet)

Bộ Nội vụ mới đây đã ban hành Thông tư 02/2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ (gọi là cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ) hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Có hiệu lực thi hành từ ngày 10/3/2019, Thông tư 02 của Bộ Nội vụ áp dụng với cơ quan, doanh nghiệp nhà nước theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 (gọi chung là cơ quan, tổ chức).

Theo Thông tư này, cùng với việc quy định cụ thể tiêu chuẩn dữ liệu thông đầu vào của cơ sở dữ liệu (CSDL) tài liệu lưu trữ, Bộ Nội vụ cũng nêu rõ các nguyên tắc, yêu cầu đối với việc bảo quản CSDLtài liệu lưu trữ.

Cụ thể, việc bảo quản CSDL tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức nhà nước phải đảm bảo nguyên tắc tài liệu được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ; bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật CSDLtài liệu lưu trữ.

Bộ Nội vụ yêu cầu rõ, không lưu CSDLtài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông; không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu CSDL tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để CSDL tài liệu lưu trữ.

Cùng với đó, CSDL tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 2 bộ, mỗi bộ trên 1 phương tiện lưu trữ độc lập; việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn. Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu.

Cũng theo yêu cầu của Bộ Nội vụ, người được giao quản lý CSDLtài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi.

Đối với việc bảo đảm an toàn CSDL tài liệu lưu trữ, Thông tư 02 của Bộ Nội vụ hướng dẫn, CSDL tài liệu lưu trữ được bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ được quy định tại Nghị định 85 ngày 1/7/2016 của Chính phủ và Thông tư 03 ngày 24/4/2017 của Bộ TT&TT; việc tiêu hủy thiết bị, phương tiện lưu trữ CSDL tài liệu lưu trữ phải bảo đảm yêu cầu bảo mật thông tin theo cấp độ được quy định; không được mang thiết bị, phương tiện lưu trữ CSDL tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử khi chưa được sự đồng ý của người có thẩm quyền.

Cũng vào trung tuần tháng 1/2019, nhằm thực hiện nhiệm vụ được giao tại Quyết định 28 ngày 12/7/2018 về việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 01/2009 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức. Thông tư này cũng có hiệu lực thi hành từ ngày 10/3 tới.

Đáng chú ý, tại Thông tư 01, với việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư, Bộ Nội vụ yêu cầu, việc này phải được thực hiện theo quy định của Thông tư 41 ngày 19/12/2017 của Bộ trưởng Bộ TT&TT về sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước; thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức phải được giao bằng văn bản cho văn thư cơ quan quản lý và trực tiếp sử dụng.

Bộ Nội vụ cũng hướng dẫn cụ thể, văn thư cơ quan có trách nhiệm: không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; phải trực tiếp ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; chỉ ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa.

Ngoài ra, Thông tư 01 của Bộ Nội vụ còn quy định cụ thể về việc quản lý văn bản đến; quản lý văn bản đi; lập và nộp lưu hồ sơ điện tử của Lưu trữ cơ quan; các nguyên tắc xây dựng, yêu cầu chung khi thiết kế cũng như các yêu cầu về chức năng, yêu cầu về quản trị… với Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

Trước đó, tại Quyết định 28 quy định việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, Thủ tướng Chính phủ đã giao Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành, địa phương sửa đổi, bổ sung, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành văn bản định về quản lý, sử dụng văn bản điện tử; chủ trì, phối hợp với Văn phòng Chính phủ, Bộ TT&TT ban hành Thông tư quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tư quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Trong kế hoạch công tác năm 2019, Bộ Nội vụ đã xác định một nhiệm vụ trọng tâm thời gian tới là xây dựng cấu trúc Chính phủ điện tử và đẩy mạnh ứng dụng CNTT của ngành Nội vụ. Cụ thể, Bộ Nội vụ sẽ tập trung triển khai Kiến trúc Chính phủ điện tử của Bộ Nội vụ; Đề án xây dựng CSDL cán bộ, công chức, viên chức của Hệ thống cơ quan nhà nước các cấp; Đề án thực hiện nhiệm vụ lưu trữ thông tin số trong cơ quan nhà nước; hệ thống thông tin tiếp nhận, xử lý kiến nghị và giải quyết công việc, thủ tục hành chính (TTHC) để người dân và doanh nghiệp đánh giá, phản ánh về chính sách, thủ tục giải quyết hành chính và việc thực thi công vụ của cán bộ, công chức trực tiếp giải quyết TTHC tại Bộ Nội vụ; tăng cường việc gửi nhận văn bản điện tử thay cho văn bản giấy, triển khai có hiệu quả phần mềm quản lý văn bản và một cửa điện tử của Bộ Nội vụ.