Trừ tài liệu mật, TP.HCM sẽ không sử dụng tài liệu giấy khi họp

Cụ thể, trong chỉ đạo gửi sở, ban, ngành và UBND quận, huyện, UBND TP.HCM yêu cầu thực hiện nghiêm chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan hành chính nhà nước, tập trung vào việc ứng dụng công nghệ thông tin.

Thay đổi này nhằm tiết kiệm thời gian và giảm tối đa việc sử dụng giấy để tiến đến sử dụng 100% văn bản điện tử trong các phiên họp, buổi họp (trừ văn bản, tài liệu mật). Thành phố đặt mục tiêu đến hết năm 2019 sẽ triển khai phòng họp không giấy trên toàn địa bàn.

Ngoài ra các đơn vị khi chủ trì cuộc họp cần mời đúng thành phần tham dự và chịu trách nhiệm chính đối với nội dung cuộc họp. Đồng thời khi được mời dự họp thì có trách nhiệm tham dự hoặc cử người tham dự đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

Trong trường hợp cử người tham dự thay phải có văn bản ủy quyền và chịu trách nhiệm chính về các nội dung phát biểu của người được ủy quyền.

Các cơ quan có trách nhiệm phản hồi với đơn vị chủ trì về việc tham dự họp, chủ động nghiên cứu hồ sơ, tài liệu trước khi tham dự họp và chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp.

Đặc biệt người tham dự họp không cung cấp thông tin, nội dung và tài liệu cuộc họp cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân không có thẩm quyền hoặc không trực tiếp thực hiện công việc liên quan đến cuộc họp.

Trước đó trong kỳ họp HĐND TP.HCM diễn ra từ ngày 11 – 13/7, Chủ tịch HĐND TP Nguyễn Thị Lệ cho biết, nhờ ứng dụng việc “họp không giấy”, TP đã tiết kiệm 110 triệu đồng văn phòng phẩm sau 3 ngày họp.